Ook zo gehecht aan deze stapel?

Financieel & integriteit

Ook zo gehecht aan deze stapel?

96 procent van de bedrijven deponeert jaargegevens schriftelijk. Het kabinet wil dat het 100 procent digitaal gaat gebeuren. Hoe voorkomen we een volgend chaotisch digitaliseringsproject?

Het neerleggen van stukken door ondernemingen bij het handelsregister moet nu nog vaak in geschrift. Voor kleine ondernemingen bestaat sinds 2007 de mogelijkheid om de jaarrekening digitaal, via Standard Business Reporting (SBR) te deponeren. Op dit moment doet 4 procent van de bedrijven dat. Geen indrukwekkende score, in zeven jaar tijd.

Uitsluitend digitaal
Dan maar verplichten. De ministers van Justitie en Veiligheid en Economische Zaken hebben een wetsvoorstel ter consultatie aangeboden dat voorziet dat deponering van gegevens nog uitsluitend digitaal kan geschieden. In de wet zal dan ook ‘neerleggen’ worden vervangen door ‘deponeren’. De te deponeren gegevens betreffen de jaarrekening, het jaarverslag, de overige gegevens en een aantal verklaringen en mededelingen. De overheid verwacht een forse daling van de administratieve lasten.

SEPA
Goed idee? Ja, want hoeveel toekomst zit er nog in schriftelijk deponeren? Geen. De manier waarop de overstap wordt gemaakt, zal bepalend zijn voor het succes van de exercitie. Keer op keer blijkt het uiterst moeilijk om bedrijven mee te krijgen in dit soort grote operaties. Meest recente voorbeeld: SEPA. Er was een joekel van een communicatiecampagne nodig. Steeds maar weer uitstel. En nog steeds zijn 20.000 bedrijven niet over en komen ze mogelijk in betalingsproblemen.

Faseren
Feit is nu eenmaal dat het veel geld en tijd kost voor bedrijven om zo’n verandering door te voeren. Vooral in een tijd waarin liquiditeit de hoogste prioriteit heeft. Het is goed dat het kabinet wat druk achter de zaak probeert te zetten, maar het is nog belangrijker om het proces gefaseerd in te gaan. En de overheid moet niet teveel geloven in grote dalingen van administratieve lasten. Voordat de kosten voor overheid en bedrijven dalen, zullen ze stijgen. Bedrijven hikken daar tegenaan.

Uitspreiden
Mijn ‘gut feeling’: spreid het uit over een jaar of drie vier. Druk niet te hard door. En nog belangrijker: zoek uit waarom slechts 4 procent van de bedrijven digitaal deponeert. Dat is een teken aan de wand.

Ilona Willemars is advocaat bij HVG en gespecialiseerd in vennootschapsrecht, aandelen gerelateerde beloningen en joint ventures.